1. ¿Qué es un Comprobante Electrónico?

Un Comprobante Electrónico puede ser una factura, nota de crédito, nota de débito o certificado de retención emitido en forma Electrónica y que ha sido autorizado en línea por el SRI.

2. ¿Qué validez legal tiene un Comprobante Electrónico?

Un Comprobante Electrónico emitido por La Empresa cumple con todos los requisitos legales y fiscales, por tanto tiene la misma validez que su equivalente físico. Estos documentos son autorizados en línea por el SRI y llevan consigo una firma digital emitida por una Entidad Certificadora autorizada por el CONATEL que asegura su autenticidad e Integridad.

3. ¿Por qué ingresar al mundo de los Comprobantes Electrónicos?

A mediano plazo, la emisión de Comprobantes Electrónicos será un requisito obligatorio exigido por el SRI.

Adicionalmente, el esquema conlleva las siguientes ventajas:

• Envío y recepción instantánea del documento.

• Ahorro en el gasto de papelería.

• Ahorro en costos de outsourcing de equipos y suministros de impresión.

• Facilidad en los procesos de Auditoría.

• Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.

• Menor probabilidad de falsificación.

• Agilidad en la localización de información.

• Eliminación de espacios y costos de almacenamiento de documentos históricos.

• Procesos administrativos más rápidos y eficientes.

4. ¿Qué debo hacer si quisiera visualizar o imprimir un documento?

Usted puede ingresar en cualquier momento al portal de documentos electrónicos de La Empresa http://www.e-documentos.com. El sistema cuenta con un motor de búsqueda que le permitirá ubicar un documento rápidamente por número o fecha de emisión, el mismo que puede ser visualizado, impreso y descargado.

5. ¿Cómo obtengo mi usuario y contraseña para ingresar al portal de comprobantes electrónicos http://www.e-documentos.com?

Si usted es CLIENTE de La Empresa, cuando realice su primera compra en los almacenes que cuenten con el servicio de facturación electrónica, recibirá impreso en el detalle de la compra su USUARIO y CONTRASEÑA inicial con los que podrá ingresar al portal de documentos electrónicos http://www.e-documentos.com.

Sugerimos ingresar al sitio y registrar su dirección de correo electrónico, en adelante recibirá por esta vía notificaciones de nuevas facturas electrónicas.

Si usted es PROVEEDOR de La Empresa, debe registrar direcciones de correo electrónico en nuestra base de datos, para recibir por esta vía el USUARIO y la CONTRASEÑA inicial asignada.

Cuando ingrese al portal por primera vez se le solicitará hacer el cambio de contraseña; este proceso de actualización puede ser realizado las veces que usted considere conveniente.

6. ¿Cómo se me notificará la existencia de un nuevo Comprobante Electrónico?

Cuando un Comprobante Electrónico haya sido generado, el sistema enviará de forma automática un mail notificando la emisión del mismo. Usted además podrá ingresar al portal http://www.e-documentos.com. para consultar documentos de hasta un año atrás, para esto es necesario tener registrada una cuenta de correo en el portal.

7. He olvidado mi contraseña, ¿Cómo la obtengo nuevamente?

Ud, puede generar en cualquier momento nuevamente su contraseña; para ello debe ingresar al portal http://www.e-documentos.com, registrarse con su USUARIO (cédula o RUC) y dar click en “Olvidé mi contraseña”. Automáticamente se enviará una notificación de cambio a la dirección de correo electrónico registrada en el portal. Si tuviese algún inconveniente puede acercarse a Servicio al Cliente de cualquiera de nuestros almacenes o escribir a servicioalcliente@e-documentos.com.

8. ¿En qué tiempo después de realizada la compra, puedo visualizar mi documento electrónico?

Los documentos electrónicos son procesados y autorizados inmediatamente; de existir algún problema técnico, estos podrían visualizarse hasta 72 horas después de realizada la transacción una vez superado el inconveniente, conforme lo establece el SRI.

9. ¿Dónde se almacenan los Comprobantes Electrónicos?

Los Comprobantes Electrónicos estarán almacenados en servidores seguros de La Empresa para que puedan ser descargados por Ud. durante un año a partir de la fecha de emisión. La normativa señala que una copia de dichos documentos también serán almacenados en el portal del SRI. Es recomendable que cuando reciba la notificación de emisión de un Comprobante Electrónico también guarde y archive los documentos por su cuenta.

10. Cuando entro al portal para bajar un Comprobante de Retención Electrónico, ¿en qué formato se descarga?

Usted podrá descargar desde nuestro portal un archivo .Zip que contiene su Comprobante de Retención Electrónico en formato XML más la firma digital que le otorga validez. Este archivo .Zip es precisamente el Comprobante Electrónico que guarda los requisitos del SRI y que ha sido autorizado en línea por este organismo.